L’adjoint administratif à la réception assure un support aux employés de l’entreprise en effectuant diverses tâches administratives. Véritable point de contact, il accueille les visiteurs et répond aux appels avec professionnalisme, courtoisie et diplomatie, tout en fournissant des informations claires et un service de qualité qui reflète l’image de l’organisation. *Le bilinguisme est requis pour ce poste, étant donné que la majorité de nos employés utilise l’anglais. Cette compétence est essentielle, car environ 30% des responsabilités seront en anglais et 70% en français.
• Répondre aux appels téléphoniques, les acheminer à la bonne personne et prendre les messages ;
• Accueillir les gens qui se présentent dans l’entreprise et les diriger vers les personnes appropriées ;
• Compléter le registre des appels entrants et des visiteurs ;
• Préparer, trier et distribuer le courrier postal et électronique ;
• Support à la rédaction et la transmission des communications internes ;
• Effectuer la production de documents, outils, instructions de travail ;
• Gestion des clés pour les chambres ainsi que les véhicules corporatifs ;
• Assurer l’entrée des données dans l’ERP, feuilles de temps, rapports ;
• Effectuer les comptes de dépense des employés ;
• Assurer de l’exactitude des rapports clients vs les feuilles de temps .
• Diplôme d’études professionnel (DEP) en secrétariat ou toutes expériences équivalentes ;
• Posséder 1 an d’expérience dans un domaine relié à l’emploi ;
• *Langue : excellente maitrise du français et anglais parlé et écrit ;
• Maitrise des logiciels de la suite Microsoft Office ;
• Composer avec des demandes multiples à entrer continue et gérer les priorités tout en effectuant son travail régulier ;
• Travailler avec discrétion et confidentialité dans l’ensemble des dossiers ;
• Être à l’écoute des clients et avoir une bonne approche client.
